Salmi-Seura ry

TIETOSUOJASELOSTE SALMI-SEURA RY (LUONNOS  28.1.2019)

 

1.      YLEISTÄ

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Salmi-seura ry käsittelee henkilötietoja; mitä henkilötietoja Salmi-seura ry kerää, mihin tarkoitukseen tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa sekä miten rekisterissä mainittu henkilö voi vaikuttaa käsittelyyn. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita Salmi-seura ry noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

Salmi-seura ry suojaa rekisteröityjen yksityisyyttä ja noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asutusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä (yhdessä ”tietosuojalainsäädäntö”) ja hyvää tietojenkäsittelytapaa. Tietosuojasta huolehtiminen on osa kaikkea Salmi-seura ry:n toimintaa.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Salmi-seura ry:n järjestämiin tilaisuuksiin, jäseniltoihin, retkiin, tiedotteisiin ja jäsenmaksuluetteloon.

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollisia henkilöitä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Tietoja, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.

2.      REKISTERINPITÄJÄ

Rekisterinpitäjä: Salmi-seura rekisteröity yhdistys, jonka jäseniksi voivat liittyä (määritelmä yhdistyksen virallisista säännöistä).

Yhdistyksen yhteystiedot: Salmi-seura ry:n sihteeri (lisää nykyisen osoitetiedot) Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö v. 2019-2020 Anneli Lahtinen os. Minna Canthin katu 49 C 40, 70100 KUOPIO.

3.      HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:

·        Salmi-seura ry:n järjestämien jäseniltojen, retkien, tapahtumiin osallistumisesta tiedottamiseen sekä näistä aiheutuvien maksujen laskutukseen

·        vuosittaisen jäsenmaksun laskutukseen

·        palveluiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen sekä selvittämiseen ja riskienhallintaan, erityisesti eri tilaisuuksien aikana

·        tiedotteiden ja jäsenmaksulomakkeiden oikeille henkilöille lähettämiseen

·        lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen

·        yhteydenpitoon Salmi-seura ry:n jäsenten ja hallituksen välillä

·        yhteydenpitoon Karjala-liittoon sekä Karjalaisseurojen Kuopion piiri ry:n kanssa

 

4.      KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT JA TIETOSISÄLTÖ SEKÄ TIETOLÄHTEET

Salmi-seura ry kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

 

 

 

Rekisterin tietosisältö:

 

Yksilöinti ja yhteystiedot

Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

 

Rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot

Mahdolliset jäsenkirjeiden lähettämistä ja laskutusta koskevat tai muut suostumukset ja kiellot

Retket ja tilaisuudet

osallistujilta kerätyt esimerkiksi viisumia varten tarvittavat tiedot

Historiatiedot

 

Synnyinpaikka

Kylä ja talo, josta suku on lähtöisin

 

Pääasiallisesti henkilö- ja osoitetiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään jäseneksi liittymisen yhteydessä. Tämän jälkeen tietoja voidaan muuttaa tai täydentää.  Yksilöinti- ja yhteystietoja ei Salmi-seura ry kerää millään muulla tavoin.

5.      Henkilötietojen säilyttäminen

Salmi-seura ry säilyttää henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.

6.      Henkilötietojen vastaanottajat

Salmi-seura ry. siirtää henkilötiedot Karjala-liittoon sekä Karjalaisseurojen Kuopion piiri ry:lle. sekä Salmi-seura ry:n sihteerille sekä valitulle jäsentiedotuksesta vastaavalle henkilölle. Lisäksi jäsentiedot Salmi-seura siirtää yhdistyksen rahastonhoitajalle jäsenmaksun vastaanottamisen seurantaan.

7.      Henkilötietojen siirtäminen Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Salmi-seura ry ei luovuta rekisteröidyn henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8.      Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Salmi-seura ry käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta hävittämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Salmi-seura ry käyttää asianmukaisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukaisen pääsynhallinnan henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien henkilöiden ohjeistaminen.

Rekisteröidyn henkilötiedot säilytetään sihteerin hallussa.

9.      Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot joko kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

 

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön antamissa tapauksissa pyytää tietojensa poistamista.

Rekisterinpitäjä poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen tai käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön antamissa tapauksissa pyytää tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä Salmi-seura ry rajoittaa tietoihin pääsyä tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu käyttäjän erikseen antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään Salmi-seura ry:n sihteerille  joko kirjallisesti tai sähköpostilla.

10.   Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti. Euroopan unionissa valituksen voi erityisesti tehdä asuin- tai työskentelyvaltion, jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, tietosuojaviranomaiselle.

11.   Muutokset tietosuojaselsoteeseen

Mikäli tietosuojaa koskevaan lainsäädäntöön tulee muutoksia, Salmi-seura ry:n hallitus tuo lainsäädännön edellyttämin muutoksi korjatun tietosuojaselosteen kyseisen vuoden vuosikokouksessa jäsenten hyväksyttäväksi.

TIETOSUOJASELOSTE ON TOIMITETTU KAIKILLE SALMI-SEURA RY:N JÄSENREKISTERIIN ILMOITTAUTUNEILLE HENKILÖILLE.

Pvm                                                                         Salmi-seura:n hallitus